De essentie van succesvol samenwerken ligt in communicatie; het vertalen van gedachten naar de praktijk is communicatie, het vruchtbaar samenwerken in een team is afhankelijk van goede communicatie, geslaagd leiding geven lukt alleen door goede communicatievaardigheden. Communicatie is dus belangrijk.
Maar communicatie is informatie en in ons huidige informatietijdperk geven en ontvangen we dagelijks vreselijk veel informatie. Zo veel dat onze manier van communiceren lang niet altijd meer efficiënt is. Dit kost tijd, geld en is ook nog eens vermoeiend. Gelukkig bestaan er veel mogelijkheden om weer efficiënt met elkaar te communiceren. Enkele tips hiervoor deel ik vandaag met je.
Efficiënt communiceren via e-mail?
Om maar meteen een misverstand uit de weg te ruimen: efficiënt communiceren doe je niet via e-mail. Zelfs niet als je kort en krachtig mailt, wat maar weinig mensen echt goed kunnen trouwens. E-mail is juist een erg vertragende en inefficiënte manier van communicatie. Er wordt zoveel heen en weer gemaild, dat kan echt anders.
Hoe dan? Door de ruis die veroorzaakt word door ‘in welke mail staan dan zijn precieze woorden?’ en ‘wie heeft de laatste versie?’ te verwijderen. Efficiënte communicatie maak je mogelijk door online tools en social media in te zetten als communicatiemiddel.
Online tools
Op het gebied van online tools bestaat er enorm veel. Het voornaamste voordeel van online tools is dat je vanaf elk apparaat toegang hebt tot je documenten, omdat zo’n tool toegankelijk is door online in te loggen.
Omdat je iedereen in je team toegang kan verschaffen tot deze online tool kan je zo altijd samenwerken, aan bijvoorbeeld documenten. En dit is het toppunt van efficiëntie; in plaats van heen en weer te e-mailen met laatste versies van een document heeft iedereen die aan het document werkt online automatisch de laatste versie in handen (voor ogen).
Pleio
Nou is dit begrip voor veel mensen geen hocus-pocus meer. Zelfs de Overheid heeft al een tool die het mogelijk maakt interdepartementaal documenten te delen onder rijksambtenaren. Op korte termijn is het zelfs mogelijk dat ook externen mee kunnen kijken in relevante documentatie. Waarom? Pleio, deze tool van de Overheid, is speciaal ontwikkeld om te voldoen aan de behoefte van ambtenaren en burgers om efficiënter samen te werken.
Mijn favoriete online tools
Welke online tools kan jij in de praktijk goed gebruiken? Dit zijn mijn favorieten:
Evernote
Dit is mijn externe geheugen. Er gaat zelden een dag voorbij dat ik Evernote niet gebruik en ik sla er echt alles in op. Maar het is vooral makkelijk om efficiënt te communiceren met teamleden. Documenten kan je delen, je kan er tegelijkertijd in werken en er is zelfs een chat beschikbaar.
Google Drive
Een andere manier om zeer soepel documenten met elkaar te delen. Via opmerkingen en notities zie je altijd in een oogwenk wie waar voor het laatst aan heeft gewerkt en of er vragen zijn.
Wunderlist
Dit is een online actielijst. Het zit simpel in elkaar, is gratis te gebruiken en het werkt ideaal. Want zeg nou zelf, in real time zien dat er taken door anderen wordt gedaan is toch mooi?
Social media
Ook het gebruik van Social Media om samen te werken heeft een opmars binnen het werkveld. Steeds meer bedrijven of instanties maken gebruik van Skype voor het versturen van berichten en het voeren van videogesprekken. Via Twitter en Facebook beantwoordt een organisatie vragen van klanten en deze zijn direct zichtbaar voor anderen. Via Linkedingroepen krijgen medewerkers informatie over hun bedrijf en kunnen ze makkelijk vragen beantwoorden.
WhatsApp
Een onderschoven kindje dat te vaak word afgedaan als persoonlijk entertainment middel. Zelf gebruik ik het steeds meer. Binnen het team versturen we korte updates naar elkaar en zijn de opdrachtgever en leverancier direct op de hoogte van de ontwikkelingen. Ik word daar heel erg blij van en gelukkig zijn hier steeds meer volgers voor.
Ook audioberichten zet ik regelmatig in. Want je kan je vraag of mededeling net zo goed uitspreken in plaats van uittypen, daarvoor hoef je niet perse bij elkaar in dezelfde ruimte te zijn. En nog een leuke: wat je steeds meer ziet is het solliciteren via Whatsapp. Je neemt een videoboodschap op van jezelf en stuurt deze naar je potentiële opdrachtgever, in plaats van je sollicitatiebrief.
Kortom, er is veel mogelijk
Communicatie is essentieel voor een goede samenwerking en als tijd, geld en energie je wat waard zijn dan loont het om maatregelen te nemen hier efficiënter mee om te gaan. Het gebruik van online tools, social media en WhatsApp kan je hierbij helpen.
Wat is jouw favoriete hulpmiddel om efficiënt te communiceren op je werk?
Recente reacties