Iedere projectleider wil dat zijn team efficiënt en effectief communiceert. Het aantal tools hiervoor groeit explosief, maar hoe kies je de beste tools voor je projectteam? Ontdek de handige tips uit de praktijk in dit blog.

Effectief communiceren en tools

In het blog efficiënter communiceren met je team, lees je een aantal tools die ikzelf en organisaties gebruiken om te communiceren binnen teams. Steeds meer organisaties zien het nut in van deze tools in maar schuwen het gebruik. Vooral vanwege de veiligheid van deze externe systemen.

De angst voor tools

Logisch, het aantal hacks  waarbij waardevolle en privacygevoelige informatie wordt ontvreemd, stijgt. De nachtmerrie van iedere Privacy Officer die nu verplicht is ieder lek te melden. Want publiciteit is fijn, maar zo wil je natuurlijk niet in het nieuws komen.

Zo kies je de beste systemen voor jouw projectteam

Als organisatie ontkom je er echter niet aan dat teams tools gaan gebruiken. Vaak omdat de organisatie geen alternatieven biedt of nog vastzit in trage en gebruiksonvriendelijke managementsystemen. Zeker bij projecten waarbij personen uit diverse afdelingen en externen moeten samenwerken. Maar hoe kies je als projectleider het beste systeem voor je projectteam? Lees 5 tips om de juiste keuze te maken.

Tip 1: Luister naar wat je team wil

Klinkt logisch, maar wat wordt dit vaak vergeten. Ja, zelfs door mij. Bij een project stelde ik de volgende tools in werking:
  • Trello als tool voor de actielijst. Je leest trouwens bij de volgende tip, waarom ik geen documenten via Trello deel.
  • Sharepoint voor het delen van documenten.
Na een paar weken gebruik zag ik weinig gebeuren op Trello. Wel vlogen de e-mails mij om de oren. Tijdens een projectoverleg gaf het team zelf aan dat zij Trello niet zagen zitten en de voorkeur gaven aan e-mail voor communiceren. De Sharepoint voor opslag documentatie werd gelukkig wel geaccepteerd. Nu ben ik absoluut geen voorstander van e-mail en juist een fervent voorstander van We Quit Mail. Om het e-mailverkeer te beperken heb ik een WhatsApp groep voorgesteld voor korte relevante updates van het project. Iedereen tevreden. Kortom luister naar wat je team wil, jij als projectleider moet dit faciliteren en niet forceren. Onthoud: E=KxA; het effect is de som van kwaliteit x aanvaarding.

Tip 2: Waar staat de data?

Veel toffe tools die we persoonlijk gebruiken, zoals Evernote of Trello hebben de data niet op Europese servers staan maar Amerika. Is dat erg? Wel als je beseft dat de Amerikaanse wetgeving toestaan dat de overheid deze data mag inzien. Vandaar mijn eerdere opmerking bij de vorige tip. Ik kies bewust om geen documenten van organisaties te delen via Trello, terwijl dit wel makkelijk kan. Er is een kans dat deze documenten worden gelezen door een buitenlandse overheid. Dat wil je niet als organisatie. Kijk dus goed bij systemen waar de data staat en of de organisatie die het systeem aanbiedt maatregelen neemt om jouw data te beschermen.

Tip 3: Voldoe je aan de AVG?

Ja hoor, daar is hij weer. De storm van berichten over de AVG is wel gaan liggen. Maar voldoet iedere organisatie al aan de nieuwe wet? Als we de berichtgeving erop naslaan, hebben vooral de Overheid en Zorgverzekeraars nog een hoop werk te doen. Als je een geschikte tool hebt gevonden, zorg dan dat deze compliance is met de AVG. Ga dit na door de tool voor gebruik voor te leggen aan de Privacy Officer van je organisatie of de organisatie waarvoor je als externe werkt.

Tip 4: Gratis vs betaald 

Zeker voor beginnende ZZP’ers is het verleidelijk te kiezen voor gratis systemen. Kijk goed of dit wel veilig is en waar de data wordt opgeslagen. De AVG wetgeving schrijft dit ook voor. Wees dus kritisch en kijk niet alleen naar de kosten. Kies voor een professioneel en veilig systeem, draag dit uit en je komt ook zo over bij je opdrachtgever.

Tip 5: Gebruik je netwerk

Vraag ook eens in je netwerk welke tools je relaties gebruiken en wat hun ervaringen zijn. Daarnaast zijn er genoeg fora op Facebook om vragen over tools, apps en systemen te stellen. Gebruik #dtv (Durf te vragen) op social media om antwoorden te krijgen. Er zijn genoeg mensen die ervaringen willen delen, ik ben er een van. Dus… wil je een keer samen koffie drinken en tips en tricks uitwisselen over tools? Neem gerust contact met mij op. Dat via de sociale kanalen, telefoon of whatsapp. En als het echt niet anders kan, e-mail je me 😊. Fotocredit: Pixabay