Ik ben een echte liefhebber van digitale gadgets. Altijd op zoek naar sneller en beter, een Lean Six Sigma Green Belt in hart en nieren. Toen ik eindelijk de ideale digitale pen had gevonden was het zover: ik nam afscheid van mijn papieren notitieblok. Geen papier meer voor mij. Ik wist het zeker: digitaal noteren is het helemaal. Maar onze liefde wankelt. Waarom? Dat vertel ik je in dit blog.

Getting Things Done (GTD)

Als facilitair projectmanager zorg ik onder andere dat processen optimaal verlopen. Daarbij is het belangrijk dat ik het overzicht bewaar. Om niets te vergeten gebruik ik de Getting Things Done-methode van David Allen. Een actie gebaseerde managementmethode die werkt met vijf basisprincipes.

Collect: verzamel alles wat je moet onthouden (buckets).

Process: verwerk je bucketgegevens en pas de tweeminutenregel toe.

Organize: organiseer je acties in lijsten (volgende, projecten, wacht, ooit).

Review: bekijk regelmatig (minimaal wekelijks) je lijsten met acties en herinneringen.

Do: voer de taken van je lijsten uit. Heel belangrijk, anders gebeurt er niets šŸ˜‰

De eerste stap bestaat uit het verzamelen van alles wat je aandacht heeft. Echt álles wat ik moet of wil doen schrijf ik op. Ik zie dit als herinneringen maken voor mezelf. Het blijft verwonderlijk hoe makkelijk je dingen vergeet als je ze niet opschrijft.

Dat constateer ik bij mijn wekelijkse review. Regelmatig levert dat een “ o ja, dat wil ik ook nog doen”-moment op. Door de review heb je dat fijne gevoel van in controle te zijn. Je kijkt terug op wat je in die week hebt gerealiseerd. En je weet wat je de komende week aanpakt.

Digitale archief: Evernote

Alle herinneringen die ik maak, sla ik op in Evernote. Dat is hét digitale archiefsysteem voor mij. Hierin verzamel ik alles wat belangrijk is voor me. Zakelijk en privé. Foto’s, documenten, artikelen van het internet. Alles makkelijk te bewaren, terug te vinden en te delen. Mijn handgeschreven notities? Daar maakte ik een foto van om die foto vervolgens in Evernote op te slaan.

De volgende stap: digitaal noteren

Ik was klaar voor de volgende stap; geen handgeschreven papieren notities meer. Maar alle notities met een digitale pen gelijk vastleggen op je iPad. Vaarwel papieren notitieblok! Ik ging op zoek naar de ideale digitale pen en vond de Adonis Jot Script. Een pen met een smalle punt. De pen heeft PixelPoint-technologie en dankzij Bluetooth makkelijk verbonden met je iDevice. Te gebruiken voor verschillende apps, zoals mijn geliefde Evernote. Met als bonus een stijlvol design. Dat laatste is mooi meegenomen want het oog wil ook wat!

Met iPad en Jot Script vergaderen

Vol enthousiasme en met alleen een iPad en digitale pen zat ik bij overleggen. Mijn aantekeningen maakte ik volledig digitaal. Natuurlijk demonstreerde ik met veel plezier het gemak van het digitaal noteren aan mijn gesprekspartners. Die reageerden allemaal enthousiast en ik was in mijn nopjes. Weer een efficiency stap gemaakt! En toch… na een paar maanden ging het digitaal noteren me tegenstaan.

Digitaal noteren: mijn bevindingen

Ik had het absoluut niet verwacht, maar mijn aanvankelijk enthousiasme verdween. Dit zijn de oorzaken daarvan.

  • De digitale pen schrijft niet zo lekker soepel als een echte pen. Wat me vooral tegenstaat is het getik van de punt tegen het scherm van de iPad.
  • Een voordeel van de digitale pen is dat je dingen makkelijk kunt deleten. Maar het doet inbreuk aan het creatieve proces van handmatig schetsen en noteren. Schrijven activeert je brein op een andere manier dan digitaal noteren.
  • De tijdsbesparing valt tegen. Het digitaal noteren duurt zelfs langer dan het schrijven op papier, omdat niet alles gelijk wordt overgenomen door de iPad.

Conclusie: hybride noteren

Onlangs mijn drang om alles te digitaliseren, kies ik voor hybride noteren.

Het oude vertrouwde papieren notitieblok – met bijbehorende lekker schrijvende pennen – zijn in ere hersteld. Ze gaan mee naar gesprekken en overleggen. Ik gebruik pen en papier om aantekeningen te maken tijdens gesprekken. Iets uitleggen? Met pen en papier maak ik het in een handomdraai duidelijk. Snel een mindmapje of proces duiden? P&P lead the way.

Maar voor mijn ToDoList ga ik digitaal en gebruik ik de app Omnifocus. Ominifocus ondersteunt alles wat ik van de GTD-methode toepas. Tijdens mijn weekly review filter ik al mijn acties – en de acties van anderen! – uit mijn aantekeningen. Ik leg ze snel en makkelijk vast, gewoon in mijn telefoon die ik altijd bij me heb.

En jouw ervaringen?

Is voor jou papier ook geduldiger dan je touchscreen? Kies je voor digitaal noteren of heb je ook hybride oplossingen? Deel jouw tips of ervaringen onder dit blog. Ik ben benieuwd.